1. اصول بهرهبرداری و راهاندازی مجتمعهای مسکونی
فرایند بهرهبرداری و راهاندازی در پروژههای مسکونی تا چه حد حائز اهمیت میباشد؟
رقابت بالا در ساخت پروژههای مسکونی و نداشتن دانش کافی در مراحل مختلف ساخت و بهرهبرداری، موجب شده تا حجم بالایی از مجتمعهای مسکونی بدون در نظر گرفتن نیاز مخاطب در سطح کشور ساخته شده و در زمان بهرهبرداری با مشکلات عدیدهای مواجه شوند. در بسیاری از پروژههای بزرگ به دلیل نداشتن تجربه کافی در بخش مهندسی و عدم حضور تیم بهرهبرداری در زمان ساخت، استانداردهای لازم در مورد طراحی و ساخت بخشهای مختلف از جمله مشاعات مدنظر قرار نگرفته است. همچنین بسیاری از بخشهای پروژه مانند لابی، زمین تنیس، استخر، زمین بازی کودکان و امثال آن صرفاً جهت بالا بردن سطح تجملاتی پروژه طراحی شدهاند و عملاً به دلیل استاندارد نبودن کاربردی برای ساکنین نخواهند داشت.
برای بهرهبرداری موفق از مجتمع مسکونی، بسیاری از الزامات باید در مراحل اولیه پروژه از قبیل مطالعات و طراحی رعایت شود، برخی از موضوعات به مرحله فنی و ساخت مربوط است و نهایتاً بخش عمدهای نیز در زمان راهاندازی پروژه متمرکز خواهد بود. از همه مهمتر، اما ایجاد روندی منطقی و یکپارچه میان مراحل یادشده است، به نحوی که مجموعه اقدامات با یکدیگر همخوانی داشته باشد. در ادامه برخی نکات ضروری مربوط به مراحل مختلف بهرهبرداری ارائه شده است.
- مطالعات بازار
تیم مطالعات بازار که بخش اصلی بررسی بازار کاربری مسکونی در دامنه نفوذ پروژه و امور مربوط به پیش از شروع فرایند اجرای ساخت را برعهده دارد، باید بتواند در مراحل اولیه پروژه و پیش از تهیه نقشهها در کنار کارفرما و تیم فروش باشد. این تیم باید بهرهبرداران بالقوه را شناسایی کرده و الزامات مدنظر هریک را در اختیار کارفرما و مشاوران مهندسی قرار دهد. همچنین توجه به برخی امورات همچون تعیین استراتژی کلی ساخت و بهرهبرداری، جمعآوری و ارائه اطلاعات ضروری مورد نیاز در بخشهای مکانیکی، الکتریکی و ابنیه برای جلوگیری از ایجاد هزینههای مضاعف در مراحل ساخت، شناخت و در نظر گرفتن زیرساختهای متناسب با هر بخش مجتمع، ارائه نکات مربوط به طراحی مشاعات و امکانات مجتمع برای استانداردسازی بخشهای مختلف از ابتدای طراحی نقشهها و مراحل ساخت، بر عهده تیم مطالعات بازار میباشد.
- طراحی
در بخش طراحی باید تمام مراحل ساخت تا اجرا در نظر گرفته شود. در بهرهبرداری برخی پروژههای مسکونی از توجه به موضوعاتی غفلت شده که جزو موارد ضروری بوده و عدم توجه به آنها در بخش اجرا و بهرهبرداری چالشهایی ایجاد کرده است. از جمله این نکات، میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- عدم توجه به فضای استراحت و تجهیزات مورد نیاز تیمهای بهرهبرداری توسط مشاورین مهندسی در زمان طراحی فضاهای مختلف
- طراحی و جانمایی برخی مشاعات همچون دستگاه ATM بدون در نظر گرفتن نوع رفت و آمد ساکنین و استفاده از آن
- جانمایی نامناسب فضاهای تأسیساتی و ایجاد مزاحمت صوتی برای همسایگان
- عدم توجه به دسترسی آسان به انبار و امکان حمل کالا از طریق آسانسور بار
- در نظر نگرفتن الزامات امنیتی به ویژه در هنگام شب و کاهش نقاط کور هنگام طراحی مجتمع
- طراحی نامناسب رمپها و چرخش داخل پارکینگ که میتواند باعث ترافیک رفت و آمد ساکنین شود.
- ساخت
عدم توجه به بخشهایی از فرایند ساخت میتواند در آینده بر فعالیت تیم بهرهبرداری تأثیرگذار بوده و چالشهای هزینهبری ایجاد نماید. از جمله موارد نیازمند توجه در فرایند ساخت به شرح زیر میباشد.
- برای انتخاب مصالح و تجهیزات مورد نیاز مجتمع، باید هماهنگیهای لازم با کارفرما، مدیر طرح، تیم فروش و تیم بهرهبرداری صورت گیرد. با توجه به اینکه پس از اتمام پروژه، نگهداری و تعمیرات تاسیسات و بخشهای مختلف بر عهده تیم بهرهبرداری بوده، ارائه مستندات لازم در مورد نکات مربوط به تأمین کالا، نصب، تعمیر و نگهداری و مواردی از این دست الزامی میباشد.
- انتخاب نوع برند و زمان تعمیر و نگهداری تجهیزاتی همچون آسانسور، سیستم تصفیه فاضلاب، پوشش کف و تجهیزات نظافتی جزو مواردی است که باید با تیم بهرهبرداری هماهنگیهای لازم آن صورت گیرد.
- هوشمندسازی ساختمانها جزو مواردی است که گرچه در زمان ساخت هزینهبر بوده اما هزینه ناشی از عدم استفاده از آن پس از بروز هر نوع اتفاقی میتواند بیش از هزینههای اولیه باشد. با در نظر گرفتن سرمایه موجود، شاید بتوان تنها در بخشی از مجتمع با توجه به ضرورت آن از سیستمهای هوشمند استفاده نمود. باید توجه داشت که استفاده از زیرساختهای دیجیتالی نیاز به آموزش و فرهنگسازی در بلند مدت دارد.
- راهاندازی
وقتی پروژهای به مراحل نهایی ساخت نزدیک شد، زمان آن است که تیم بهرهبرداری در پروژه حضور یافته و حداقل 6 ماه پیش از تکمیل نهایی پروژه با جزئیات آن آشنا شود. این تلاقی کاری میان تیم بهرهبرداری و تیم ساخت ضروری و بسیار مفید خواهد بود. نمیتوان به صرف پیشرفت فیزیکی 97% پروژه را تحویل گرفت، بلکه باید جزئیات کار مشخص باشد. مثلاً، اگر نواقص پروژه مربوط به سرویسهای بهداشتی باشد، حتی با پیشرفت 99%، پروژه امکان فعالیت نخواهد داشت. یا اگر کار پشت بام و رایزرهای آب باران اتمام نیافته باشد، آغاز بکار پروژه میتواند به مجتمع آسیب برساند. از جمله اقدامات قابل اجرا در مرحله راهاندازی پروژههای مسکونی میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- تصویب آییننامه داخلی مجتمع و تعیین اختیارات و مسئولیتهای هریک از ذینفعان نسبت به فضاهای مشاعات، هزینه و درآمد آن، قوانین و مقررات و مواردی از این دست
- جمعآوری پایگاه دادهای کامل از اطلاعات کلیه ذینفعان، بهرهبرداران، تأمینکنندگان، مجریان، مشاوران، شرکتهای خدماتدهنده و …
- هماهنگی برای برگزاری دورههای آموزشی برای اعضای تیمهای بهرهبرداری در بخشهای مختلف (حراست، تأسیسات، …)
- طبقهبندی مستندات موجود از پروژه مانند نقشهها، قرارداد خرید، شرایط ضمانت، تعهدات و دوره نگهداری و آموزشهای ضروری در مورد هریک از تأسیسات و تجهیزات مجتمع، نسخه اصلی نرمافزارهای مورد استفاده، کاتالوگ مواد و مصالح به کار رفته در بخش زیرساختها و ….
- در صورت برونسپاری بخشی از فعالیتهای مجتمع به شرکتهای متخصص، باید مشخصات کاملی از مجتمع همچون نقشهها، نوع تجهیزات و تأسیسات به کار رفته، انتظارات کارفرما در قالب درخواست پیشنهاد (RFP) به تیم مورد نظر ارائه شود.
- به منظور افتتاح مجتمع مسکونی باید اقداماتی همچون ایجاد وبسایت، تهیه بروشور و مستندات مشابه از اطلاعات کلی پروژه، استفاده از تیم برندینگ برای نامگذاری مجتمع، طراحی لوگو، طراحی و اجرای سر در ورودی، طراحی انواع کادو و سررسید و … صورت گیرد.
- بهرهبرداری
پس از تمام شدن فعالیتهای مربوط به ساخت و طراحی پروژه، مسئولیتهای تیم بهرهبرداری آغاز میشود. گرچه جنس کار بهرهبرداری، بیشتر نگهداری و کمتر اجرایی است، ولی لازم است تیم بهرهبردار بتواند تاحدی فعالیتهای اجرایی را هم انجام دهد. به عنوان مثال اگر در بخشی از پروژه نیاز به کابلکشی یا لولهکشی در حد محدود وجود داشته باشد، بهرهبردار باید توان انجام آن را داشته باشد، زیرا در طول کار قطعاً نیاز به اجرا پیش میآید. این موضوع نیز خود دلیل دیگری است که تداخل کاری چند ماهه بین تیم بهرهبرداری و اجرا را ضروری میسازد.
معمولاً کارفرمای اصلی پروژه سرمایهگذاریهای هنگفتی در هنگام ساخت انجام میدهد و بودجه چندانی برای کار بهرهبرداری در نظر نمیگیرد، این در حالی است که ایجاد تمایز برای مشتریان از طریق ارائه خدمات به مراتب ارزانتر و معمولاً مؤثرتر از تمایز در محصولات است. در عین حال، در مراحل پایانی کار معمولاً برای جبران هزینههای اتلافشده، صرفهجوییها افزایش مییابد.
تیمهای بهرهبرداری در بخشهای مختلف مجتمع فعالیت خواهند داشت که بخشی از امور مربوط به هر بخش در ادامه ارائه شده است.
- حوزه ستادی: اعضای این تیم امور مربوط به بررسی هزینهها و درآمدهای مجتمع (امور مالی)، مدیریت وبسایت و کارهای انفورماتیک مرتبط با بخش اداری، طراحی و مدیریت اپلیکیشن متناسب با وبسایت، آموزش نیروها جهت استفاده بهینه از نرمافزارهای اداری و مواردی از این دست را بر عهده دارند.
- تبلیغات و درآمدزایی: در صورت طراحی فضای لابی به صورت بزرگ و لاکچری، میتوان با در نظر گرفتن قشر ساکن در مجتمع، اقدام به برگزاری شورومهایی از برندهای مطرح نمود و با اجاره فضا به این برندها، برای مجتمع درآمدزایی کرد.
- نظافت و خدمات: اعضای این تیم انجام تمام امور مربوط به خدمات و نظافت را برعهده داشته و باید توجه داشت که ایجاد فضایی برای استراحت این افراد، تهیه دستگاهها و تجهیزات مناسب برای شستشو، ایجاد زیرساختهای مناسب و هماهنگی با تیم تأسیسات در صورت بروز مشکل، برگزاری کلاسهای آموزشی و … حائز اهمیت میباشد.
- فنی و مهندسی: تیم فنی و مهندسی وظیفه نظارت بر بخشهای مختلف مجتمع، تهیه چکلیست برای سرکشی دورهای، هماهنگی فعالیتها مطابق با ضوابط عمومی ساختمان و … را بر عهده دارد.
- امنیت و حراست: همه امور مربوط به مانیتورینگ 24 ساعته مجتمع و حفاظت فیزیکی کل مجموعه بر عهده تیم حراست میباشد. در صورت استفاده از سیستمهای هوشمند امنیتی برای ورود و خروج ساکنین، استفاده از آسانسورها و مشاعات باید آموزشهای لازم به تیم حراست صورت گیرد. در بسیاری از بخشها استفاده از سیستمهای هوشمند میتوان عملیات نظارت را برای تیم حراست تسهیل بخشد.
